W gąszczu obowiązków związanych z prowadzeniem firmy, kody Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) często traktowane są jako czysto techniczny wymóg rejestrowy. Nic bardziej mylnego. Kod PKD to nie tylko statystyczny obowiązek, ale prawny fundament określający zakres Państwa działaności, mający realny wpływ na podatki, możliwość ubiegania się o dotacje czy zawierania kontraktów. Dlatego zmiana w tym obszarze, która weszła w życie 1 stycznia 2025 roku, jest informacją kluczową dla każdego przedsiębiorcy.
W mojej Kancelarii Notarialnej w Łodzi wspieram przedsiębiorców w dostosowywaniu się do zmieniającego się otoczenia prawnego. Poniższy artykuł to praktyczny przewodnik po zmianach w PKD, który pomoże Państwu zrozumieć nowe wymogi i podjąć odpowiednie kroki.
Co się zmienia i dlaczego? – Nowe PKD 2025
Z dniem 1 stycznia 2025 roku, na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 roku, dotychczasowa klasyfikacja PKD 2007 została zastąpiona przez nową – PKD 2025. Zmiana ta nie jest przypadkowa; wynika z konieczności dostosowania polskiego systemu do zaktualizowanej Statystycznej Klasyfikacji Działalności Gospodarczych w Unii Europejskiej (NACE rev. 2.1). Celem jest ujednolicenie i unowocześnienie sposobu klasyfikowania działalności gospodarczej w całej Wspólnocie.
Kogo dotyczy zmiana i jakie są konsekwencje?
Zmiana dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG. W praktyce oznacza to obowiązek weryfikacji i dostosowania posiadanych kodów do nowej klasyfikacji. Zignorowanie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji:
- Błędne określenie przedmiotu działalności: Może to uniemożliwić świadczenie niektórych usług lub udział w przetargach.
- Problemy podatkowe: Zmiana kodu PKD może wpłynąć na wysokość opodatkowania, w tym na stawkę podatku VAT dla określonych usług.
- Ryzyko automatycznej konwersji: Przedsiębiorcy, którzy nie dokonają aktualizacji samodzielnie, muszą liczyć się z tym, że 1 stycznia 2027 roku ich kody zostaną automatycznie przekonwertowane przez systemy KRS i CEIDG. Proces ten, oparty na ogólnym kluczu powiązań, może jednak prowadzić do błędnych przyporządkowań, które nie będą odpowiadać faktycznemu profilowi firmy i będą wymagały późniejszych, kłopotliwych korekt.
Szczególna uwaga dla branży budowlanej i deweloperskiej
Przedsiębiorcy z branży budowlanej i deweloperskiej powinni potraktować tę zmianę priorytetowo. W nowej klasyfikacji PKD 2025 doszło do istotnych przetasowań i zmian właśnie w tych sektorach. Właściciele firm budowlanych, deweloperzy oraz podmioty związane z rynkiem nieruchomości muszą dokładnie zweryfikować swoje dotychczasowe kody i przyporządkować je na nowo, aby uniknąć problemów w przyszłych projektach i rozliczeniach.
Zmiana umowy spółki – rola notariusza w procesie aktualizacji PKD
Dla spółek prawa handlowego (m.in. z o.o., akcyjnych, komandytowych) zmiana kodów PKD to nie tylko aktualizacja danych w rejestrze. Przedmiot działalności spółki, określony właśnie przez kody PKD, jest obligatoryjnym elementem jej umowy lub statutu. W związku z tym, każda modyfikacja w tym zakresie wymaga zmiany umowy spółki, co z kolei musi nastąpić w formie protokołu notarialnego ze zgromadzenia wspólników.
Doskonałym przykładem jest sytuacja jednego z naszych łódzkich Klientów, który zgłosił się on do naszej kancelarii w celu podwyższenia kapitału zakładowego. W ramach kompleksowej weryfikacji dokumentów, zwróciłam uwagę na posługiwanie się przez spółkę nieaktualnymi kodami PKD. W efekcie, podczas jednego spotkania, nie tylko sporządziliśmy akt notarialny podwyższający kapitał, ale również dokonaliśmy niezbędnej aktualizacji przedmiotu działalności w umowie spółki, dostosowując ją do PKD 2025. Właśnie dlatego konieczność zmiany umowy spółki u notariusza w Łodzi staje się faktem dla wielu firm.
Koszty związane z aktualizacją PKD w umowie spółki
Zmiana umowy spółki, jako czynność wymagająca formy aktu notarialnego, wiąże się z określonymi kosztami. Warto jednak podkreślić, że są to opłaty stałe, a ich poniesienie jest inwestycją w zgodność działalności firmy z prawem i uniknięcie problemów w przyszłości.
Głównym kosztem jest wynagrodzenie notariusza (taksa notarialna) za sporządzenie protokołu ze zgromadzenia, na którym podejmowana jest uchwała o zmianie umowy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości, maksymalne stawki taksy notarialnej wynoszą:
- 750 zł netto (+23% VAT) – za protokół zgromadzenia wspólników spółki z o.o. lub walnego zgromadzenia spółdzielni.
- 1100 zł netto (+23% VAT) – za protokół walnego zgromadzenia akcjonariuszy.
Do kosztów notarialnych należy doliczyć również opłaty dodatkowe:
- Wypisy aktu notarialnego: Niezbędne do złożenia w sądzie rejestrowym. Koszt jednego wypisu to 6 zł netto (+23% VAT) za każdą rozpoczętą stronę.
- Opłata sądowa: Zgłoszenie zmiany danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) podlega stałej opłacie sądowej w wysokości 250 zł oraz opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł.
Klucz przejścia i nasza rekomendacja
Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście ze starej klasyfikacji na nową, Główny Urząd Statystyczny udostępnił tzw. klucz powiązań (przejścia). Jest to narzędzie, które pozwala odnaleźć odpowiedniki starych kodów w nowej klasyfikacji. Należy jednak podchodzić do niego z ostrożnością – nie zawsze jednoznacznie mapuje on działalność 1:1, a automatyczne przyporządkowanie może nie oddawać w pełni specyfiki Państwa biznesu.
Dlatego rekomenduję nie czekać na automatyczną konwersję w 2027 roku. Proaktywna weryfikacja i świadoma aktualizacja kodów PKD to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo prawne Państwa firmy. Zapraszam do kontaktu – chętnie pomogę Państwu w analizie umowy spółki i sprawnym przeprowadzeniu jej aktualizacji.
